A importância da padronização dos processos.

Por que devemos padronizar os nossos processos internos? Saiba que padronizar não é o mesmo que engessar processos, e sim, aumentar a eficiência na execução do trabalho.

Normalmente, quando citamos dentro de uma pequena empresa que precisamos padronizar atividades, a primeira reação é bem negativa. É natural que o empresário remeta padronização de processo a um velho termo, ainda utilizado por alguns, que se refere ao engessamento da forma de trabalho. Contudo, a intenção da padronização está ligada ao ganho de eficiência durante as rotinas de trabalho, bem como a garantia de que os processos estão sendo executados com a qualidade da qual se espera.

Para iniciarmos, é interessante que tenhamos definido o conceito de duas palavras: Padronização e Processo. Começando pela padronização: este termo se refere a um conjunto de métodos, sejam de produção, atividade ou serviço que foram descritos de forma com que se maximize a sua eficiência, mantendo todos os padrões de qualidade necessários para a conclusão da atividade. O mesmo deve servir de orientação para todas as vezes que for exigida a execução de tal função. Na sequência, quando falamos em processo, temos que se trata de um conjunto de atividades, passos ou ações que são organizados de forma lógica e que devem ser seguidos para que se consiga atingir um objetivo definido.

Neste artigo, nós iremos apresentar alguns pontos importantes que a padronização de processos pode trazer à sua empresa:

• AUTOCONHECIMENTO:

Uma empresa que possui documentos de padronização de seus processos está bem a frente dos seus concorrentes, isto significa que a mesma possui o conhecimento da sua cadeia de processos como um todo, ou seja, sabe onde começa e onde termina os seus processos.

• FACILIDADE DE TREINAMENTO

Dentro de uma empresa é necessária a realização de treinamentos e reciclagem dos colaboradores periodicamente, quando se tem a documentação necessária este trabalho se torna mais produtivo, um processo padronizado e bem definido está ligado diretamente à satisfação pessoal do seu colaborador, logo possui impacto claro na eficiência do mesmo.

• EFICIÊNCIA

A partir da padronização, que considera a melhor forma de executar tal atividade, entende-se que houve redução de retrabalho, redução de tempo na execução, redução da fadiga do trabalhador e melhoria na qualidade da entrega, através do somatório dos benefícios mostrados chega-se a uma melhora considerável da eficiência.

• GERENCIAMENTO DE RISCOS

A definição da cada processo também tem como intuito a redução dos riscos dentro da cadeia produtiva, uma vez que se estuda cada subprocessos para definição da padronização é possível enxergar pontos críticos que posteriormente podem trazer riscos para a empresa e atuar de forma preventiva sobre a causa raiz evitando assim possíveis problemas.

• MAIOR CONTROLE DO PROCESSO

Quando se tem o conhecimento de todos os processos e asseguramos que os mesmos estão padronizados, conseguimos ter um maior controle do que está acontecendo em cada ponto da cadeia. Desta forma a aplicação de KPI’s (Key Performance Indicator) se tornam muito mais confiáveis considerando que a forma de medição estará sempre com os mesmo parâmetros de medição e os resultados não serão afetados por fatores de variação na mensuração.

• REDUÇÃO DE CUSTOS

Não poderíamos de deixar de citar este ponto, acredito que tão esperados pelos leitores, a padronização dos processos pode trazer resultados financeiros satisfatórios ao empresário. O simples fato de padronizar parâmetros de máquina, quantidade de matéria prima, tempo de execução, já é suficiente para que os resultados apareçam no final do mês. 

Alguns pontos em que a não padronização acrescenta gastos extras ao empresário:

1.  Consumo excessivo de matéria prima;
2.  Alteração nos parâmetros dos maquinários;
3.  Alto índice de retrabalho;
4.  Alto índice de refugo;
5.            Consumo demasiado de tempo para execução de determinadas tarefas;

Estes foram alguns dos pontos que consideramos como mais importantes nos quais as padronizações dos processos podem agregar para sua empresa. É válido ressaltar ainda, a importância de o time operacional fazer parte do processo de padronização afinal, eles estão no front da operação e conhecem cada detalhe do processo em estudo, porém, é necessário que haja um consenso entre o time responsável pela confecção do documento de padronização e do time operacional para que se consiga chegar a um procedimento harmonioso para ambas as partes. Digo ainda que o documento não pode ser engessado e deve ser revisado quando se julgar necessário.

Para saber como procedimentar os seus processos, entre em contato através de nossos canais de comunicação.

Autor: Fabiano Nahid Duarte
Revisão: Miguel Gouveia Garcia

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